Verwerkersovereenkomst

1. Partijen en onderwerp

Deze overeenkomst is tussen u, de zakelijke klant ("verwerkingsverantwoordelijke"), en Squaremetry ("verwerker"), de handelsnaam van een eenmanszaak in Nederland. Ze geldt voor persoonsgegevens van uw klanten en anderen die u in Squaremetry zet, zoals adressen, namen in notities, foto’s en plattegronden van woningen. Ze hoort bij onze voorwaarden als u Squaremetry voor uw bedrijf gebruikt, en loopt zolang u dat doet.

Handelsnaam

Squaremetry

Rechtsvorm

eenmanszaak

Adres

Noorderwind 49, 6846 WC Arnhem, Nederland

KvK-nummer

98353810

Btw-nummer

NL005326211B22

E-mail

info@squaremetry.com

2. Alleen in uw opdracht

Wij verwerken de gegevens alleen om Squaremetry aan u te leveren, zoals in de voorwaarden staat en zoals u het gebruikt. Wij gebruiken ze niet voor eigen doelen, verkopen ze niet en trainen er geen AI mee. De enige uitzondering is het vakje "Help de herkenning beter maken met mijn verbeterde overtrek": alleen de eigenaar of een beheerder van uw werkruimte kan dat aanzetten, en dan bewaren wij kopieën van overgetrokken beelden om de herkenning beter te maken (zie de privacyverklaring). Voor die kopieën zijn wij zelf verwerkingsverantwoordelijke; door het aan te zetten geeft u ze ons voor dat doel, dus zorg dat u dat mag. Het staat uit tot iemand het aanzet. Vinden wij dat een opdracht van u in strijd is met de privacywet, dan zeggen wij dat. Verplicht de wet ons tot iets anders met de gegevens, dan melden wij dat eerst, tenzij de wet dat verbiedt.

3. Welke gegevens en van wie

• Personen: uw klanten, bewoners en eigenaren van woningen, uw teamleden en mensen met wie u plattegronden deelt.
• Gegevens: namen en e-mailadressen, adressen en gegevens van gebouwen, plattegronden, foto’s en notities, de geschiedenis van delen en bewerken.
• Bijzondere persoonsgegevens zijn niet nodig. Zet die niet in Squaremetry.

4. Geheimhouding en beveiliging

Iedereen bij Squaremetry die bij de gegevens kan, heeft een geheimhoudingsplicht. Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder:

• opslag in de Europese Unie;
• een database die bij elk verzoek controleert wie een plattegrond mag lezen, getest bij elke wijziging;
• inloggen zonder wachtwoorden, en inloggen met een passkey voor medewerkers die accountgegevens kunnen zien;
• een vastlegging elke keer dat een medewerker in het beheer klantgegevens bekijkt, en een beveiligingslog dat 13 maanden bewaard blijft;
• versleutelde verbindingen (HTTPS) voor al het verkeer.

5. Subverwerkers

U geeft toestemming voor de subverwerkers in de privacyverklaring: Scaleway, Scaleway Transactional Email, Cloudflare, Google Workspace, Anthropic, Sentry, A second storage provider for backups. Ook de subverwerkers die daar als gepland staan, zodra zij beginnen. AI-acties die een gebruiker start, gaan naar Anthropic in de Verenigde Staten. Paddle is voor betalingen zelf verantwoordelijk en geen subverwerker. Wij leggen hun dezelfde plichten op als in deze overeenkomst. Gegevens gaan alleen buiten de Europese Economische Ruimte met de waarborgen die de AVG eist: het EU-VS Data Privacy Framework of de EU-modelcontractbepalingen, zoals de privacyverklaring per subverwerker noemt. Wij melden het minstens 30 dagen vooraf als wij een subverwerker toevoegen of vervangen; u kunt met een goede reden bezwaar maken, en lossen wij dat niet op, dan kunt u de overeenkomst beëindigen.

6. Hulp aan u

Wij helpen u verzoeken van mensen over hun gegevens te beantwoorden (inzage, correctie, verwijdering, export), vooral met de functies in Squaremetry. Ook helpen wij bij een gegevensbeschermingseffectbeoordeling of een vraag van de toezichthouder, als het over onze dienst gaat.

7. Datalekken

Ontdekken wij een lek dat uw gegevens raakt, dan melden wij dat zonder onredelijke vertraging en binnen 48 uur, met wat wij weten en wat wij eraan doen. Zo kunt u zelf binnen 72 uur melden bij de toezichthouder.

8. Einde van de overeenkomst

U kunt uw gegevens altijd exporteren. Verwijdert u uw account of eindigt de overeenkomst, dan wissen wij de gegevens binnen 30 dagen, tenzij de wet ons verplicht ze te bewaren. Back-ups lopen vanzelf af: dagelijkse na 35 dagen, maandelijkse na 400 dagen. Tot dan gebruiken wij ze alleen om te herstellen na een storing.

9. Controle

Op verzoek geven wij u de informatie die u nodig heeft om te laten zien dat wij ons aan deze overeenkomst houden. U mag eens per jaar een controle laten doen door een onafhankelijke deskundige met geheimhoudingsplicht, op uw kosten en met 30 dagen vooraankondiging.

10. Aansprakelijkheid en recht

De regels over aansprakelijkheid uit de voorwaarden gelden. Nederlands recht is van toepassing, en geschillen gaan naar de rechtbank Gelderland (Arnhem). Wilt u een ondertekend exemplaar? Mail ons op info@squaremetry.com.